klantenplatform | Werkwijze Opschoonbudget Klantenplatform 2017

Trudo’s bijdrage aan leefbaarheid verandert

Jaarlijks stelde Trudo geld beschikbaar voor het Leefbaarheidfonds. Dit fonds was bedoeld om eenmalige activiteiten van (georganiseerde) bewoners te ondersteunen. De organisatie van straatspeeldagen bijvoorbeeld, het opzetten van een welkomstcomité voor nieuwe bewoners, het organiseren van een activiteit in de wijk volgens een van de thema's. Met de inwerkingtreding van de nieuwe woningenwet per 1 juli 2015 zijn woningcorporaties aan strengere regels gebonden waar het gaat om leefbaarheid. Het toegestane speelveld is sterk ingeperkt. Aan bewonersactiviteiten als de buurtbarbecues, de Halloweenoptochten, de kerstmarkten mogen corporaties niet meer bijdragen. Om deze reden moet Trudo stoppen met het leefbaarheidfonds.  

Plannen ter bevordering van een schone woonomgeving, ter voorkoming van overlast en ter bevordering van de veiligheid mag Trudo wel ondersteunen. Dat betekent dat Trudo bijvoorbeeld nog altijd een bijdrage mag geven aan bewonersactiviteiten als opschoondagen. Daarvoor zal Trudo een opschoonbudget beschikbaar stellen aan het Klantenplatform, dat net als bij het leefbaarheidsfonds aanvragen van bewoners zal beoordelen en al dan niet zal toekennen. Ook delegeert Trudo het opdrachtgeverschap richting de buurtconciërges aan het Klantenplatform.   

Reglement met betrekking tot toekenning en uitbetaling

 1. Definities

 In deze regeling wordt verstaan onder:

complex:

een aantal woningen, dat door Trudo wordt verhuurd en / of zijn verkocht en als zodanig aangemerkt worden;

bewoners:

huurders of kopers van een (voormalige) woning van Trudo;

aanvragers:

een bewonerscommissie of een groep bewoners van ten minste 10 woningen uit één complex, straat en/of buurt, die een verzoek tot een bijdrage in het kader van deze regeling indienen;

contactpersoon:

de persoon die als contactpersoon namens de aanvrager(s) optreedt;

bewonersorganisatie:

een georganiseerde groep bewoners met voldoende draagvlak binnen het complex waar deze actief is.

Werkgroep opschoonbudget:

bestaat uit twee/drie leden van het Klantenplatform waarbij de contactpersoon van Trudo gevraagd en ongevraagd advies kan geven.

buurtgerichte  activiteiten:

activiteit waarvoor in beginsel alle bewoners van een buurt uitgenodigd zijn.

complexgerichte  activiteiten:

activiteiten waarvoor een afgebakende groep bewoners wordt uitgenodigd. Dit kan zowel een complex als een bouwblok zijn.

 

 2. Doel

1  Doel van het budget van Trudo is het stimuleren van activiteiten gericht op het opschonen van een complex, straat en/of buurt.

 

 3. Budget en bijdrage

1  Ten behoeve van de uitvoering van deze regeling stelt Trudo in totaal een budget ter beschikking van € 20.000, = (zegge: Twintig duizend euro).

2  De maximale bijdrage uit het budget van Trudo bedraagt per activiteit € 2.500,= (zegge: vijfentwintig honderd euro). De bijdrage vanuit het budget van Trudo moet in verhouding staan tot de activiteit. 

3  Van de maximale bijdrage kan, met schriftelijke toestemming van het dagelijks bestuur van het Klantenplatform worden afgeweken.

4  Indien het budget op enig moment uitgeput is, worden eventuele volgende aanvragen aangehouden tot het volgende jaar.

5  De aanvragers dienen, indien mogelijk, ook op andere wijzen financiering te verkrijgen en te benoemen.

 

 4. Aanvraag

1  Een verzoek om een bijdrage in het kader van deze regeling dient digitaal ingediend te worden bij de het Klantenplatform van Trudo ter attentie van de Werkgroep opschoonbudget (opschoonbudget@klantenplatform.nl), onder vermelding van:

  • naam en adres van de aanvrager(s);
  • naam, adres en telefoonnummer(s) van de contactpersoon;
  • de geplande activiteit, inclusief datum waarop deze plaats zal vinden;
  • de motivering op welke wijze die activiteit bijdraagt aan het opschonen van de buurt;
  • de motivering op welke wijze er een eigen bijdrage wordt geleverd;
  • een specificatie van de totale begrote kosten waarvoor de bijdrage wordt gevraagd;
  • het banknummer en tenaamstelling van de rekening waarop de bijdrage door Trudo gestort kan worden.

2.  Hiertoe dient de aanvrager gebruik te maken van het aanvraagformulier (bijlage 1). Bij het indienen van het aanvraagformulier gaat aanvrager akkoord met de voorwaarden zoals vermeld in dit reglement.

3.  Het Klantenplatform stuurt het aanvraagformulier door naar de werkgroep opschoonbudget van het Klantenplatform.

4.  Aanvragen voor een bijdrage worden behandeld in volgorde van ontvangst.

5.  Aanvragen kunnen maximaal zes maanden voor de geplande activiteit worden ingediend.

 

5. Beslissing

 1.  De Werkgroep opschoonbudget beslist binnen één maand na ontvangst van een aanvraag over het al dan niet toekennen van een bijdrage in het kader van deze regeling. De aanvrager ontvangt schriftelijk dan wel per e-mail bericht.

 2.  Géén (volledige) toekenning van de gevraagde bijdrage vindt onder andere plaats indien:

a  De gevraagde bijdrage niet in verhouding staat tot het aantal woningen dat gebaat is bij de activiteit.

b  De activiteit geen incidentele, maar een structurele bijdrage behoeft;

c   Op ander wijze (bijvoorbeeld middels een gemeentelijke subsidie) een bijdrage voor de activiteit verkregen kan worden;

d  de bijdrage aangewend wordt voor in het kader van de activiteit gemaakte arbeidskosten, zoals bijvoorbeeld het betalen van een vergoeding aan personen die op enigerlei wijze actief zijn in het kader van (de organisatie van) de activiteit.

3.  De beslissing wordt schriftelijk door de werkgroep opschoonbudget meegedeeld aan de contactpersoon. Het Klantenplatform verzorgt tevens de financiële administratie.

4. Ingeval de aanvraag niet of slechts gedeeltelijk wordt gehonoreerd, zal de werkgroep opschoonbudget van het Klantenplatform motiveren waarom zij tot deze beslissing is gekomen en aanvrager hieromtrent informeren.

5.  Er kunnen geen aanvragen of uitbetalingen met terugwerkende kracht worden gehonoreerd.

 

6. Uitbetaling en verantwoording

1.  Uitbetaling van een toegekende bijdrage vindt plaats binnen één maand na schriftelijke toekenning van de aanvraag op het door de aanvragers aangegeven bankrekeningnummer.

2.  De aanvragers dienen binnen 3 maanden nadat de activiteit heeft plaatsgevonden de bijdrage digitaal te verantwoorden d.m.v. het overleggen van het afrekenformulier (bijlage 2) bij het Klantenplatform van Trudo conform het aanvraagformulier. Het Klantenplatform behoudt zich het recht voor om steekproefsgewijs, tot 18 maanden nadat de activiteit heeft plaatsgevonden, de bonnen op te vragen ter inzage. Indien uit de facturen c.q. bonnen blijkt dat de aanvragers niet het volledige verkregen bedrag hebben benut, dienen zij binnen twee weken, na schriftelijk sommatie door Trudo, het bedrag aan Trudo te voldoen op een door Trudo te bepalen rekeningnummer. Het niet op tijd indienen van het afrekenformulier kan voor eventuele nieuwe aanvragen consequenties hebben in de vorm van de nieuwe aanvraag niet te honoreren.

3.  De aanvragers dienen een kort verslag en foto’s (digitaal) van de activiteit te maken en toe te zenden op de manier zoals vermeld in de goedkeuringsemail . Deze verslagen en foto’s kunnen gebruikt worden voor publicatie. Aanvragers geven reeds nu, voor alsdan, toestemming om betreffende materialen te mogen gebruiken.

4.  Indien er geen of onvoldoende verantwoording wordt gegeven voor de bijdrage uit het budget wordt de bijdrage teruggevorderd. Dit ter beoordeling van de werkgroep opschoonbudget van het Klantenplatform en de contactpersoon van Trudo. De contactpersoon van Trudo en het Klantenplatform zullen dit in overleg met elkaar uitvoeren. Aanvragers dienen op eerste schriftelijke verzoek van Trudo dan wel het Klantenplatform, binnen 14 dagen na het verzoek, het verkregen bedrag c.q. het resterende bedrag aan Trudo te voldoen op een door Trudo te bepalen rekeningnummer.

 

7. Hardheidsclausule

Ingeval onverkorte toepassing van deze regeling leidt tot aperte onredelijkheid voor de aanvragers, kan het Klantenplatform afwijken van het bepaalde in deze regeling.

Werkwijze Opschoonbudget Klantenplatform 2017